Организационное обеспечение деятельности руководителя в сфере молодежной политики

Деятельность руководителя и его личная эффективность зависят от ряда факторов, среди которых значительную роль играют организационные ресурсы, позволяющие обеспечивать работу руководителя в сфере молодежной политики. Рассмотрим подробнее эти организационные ресурсы.

Управление организацией представляет собой сложный процесс, в котором тесно сплетены факторы различного порядка. Большую роль играют тип организации, ее структура, профиль деятельности. Специфика управления зависит от масштабов управляемой организации, отраслевой принадлежности. В теории управления существуют разнообразные модели, описывающие эффективные правила и принципы управленческой деятельности.

Вместе с тем, несмотря на многочисленный спектр управленческих моделей, проблем в управлении организациями не становится меньше. Для того чтобы в управлении минимизировать негативные последствия субъективизма, деятельность организации регламентируется нормативными правовыми актами, которыми устанавливается определенный порядок деятельности, обеспечивающий стабильность функционирования организации.

Единство нормативных оснований и организационно-распорядительных документов позволяет различным организациям осуществлять взаимодействие, руководствуясь едиными принципами. Руководитель предприятия может использовать в управлении организацией свои подходы и особенности, но все это возможно при соблюдении определенных установленных норм, принятых в Российской Федерации.

Правила деятельности организации формировались и вырабатывались десятилетиями. Установленный порядок, определенный в нормативных актах, руководитель застает, приходя на работу в организацию. Занимая руководящую должность, он обязан следовать принятым нормам. Согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 12 апреля 2013 г. № 329 «О типовой форме трудового договора с руководителем государственного (муниципального) учреждения», руководитель самостоятельно осуществляет руководство деятельностью учреждения в соответствии с законодательством Российской Федерации, ее субъекта, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, уставом учреждения, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

Возглавляя организацию, руководитель берет на себя обязательства по исполнению решений и поручений, которые разработаны вышестоящими органами и организациями. Это общая ситуация, обеспечивающая единство организаций в реализации социально-экономических задач.

В сфере работы с молодежью действуют организации различных типов: бюджетные, автономные, государственные и муниципальные. Все эти организации в своей деятельности руководствуются принятыми нормативными правовыми актами.

Руководитель как уполномоченное лицо обязан обеспечить исполнение законов, приказов и других документов, касающихся деятельности вверенной ему организации. При этом чем выше уровень руководителя и возглавляемой им организации, тем строже он обязан соблюдать предписанные ему нормы и обязательства. В вопросе исполнения предписанных нормативных актов руководитель полностью несет обязательства по их исполнению. Свобода появляется в способе исполнения указанных нормативных актов. Здесь руководитель может проявлять максимум свободы и инициативы, но исключительно в рамках законодательства Российской Федерации. В связи с этим знание законодательства, связанного с деятельностью организации, является обязательным для руководителя.

В сфере работы с молодежью есть законодательные акты, которые являются основополагающими. Руководитель учреждения или органа власти организует работу в целях их исполнения. Назовем основные нормативные акты, которыми руководствуется руководитель государственного или муниципального учреждения по работе с молодежью:

  1. федеральный закон от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
  2. федеральный закон от 24 июня 1999 г. № 120-ФЗ «Об основах системы профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних»;
  3. закон Свердловской области от 29 октября 2013 г. № 113-ОЗ «О молодежи в Свердловской области»;
  4. постановление Правительства Свердловской области от 19 декабря 2019 г. № 920-ПП «Об утверждении государственной программы Свердловской области “Развитие системы образования и реализация молодежной политики в Свердловской области до 2025 г.”».

Для руководителей муниципальных организаций по работе с молодежью также актуальны нормативные правовые акты муниципального образования.

Исполнение нормативных актов организацией находится под контролем, который чаще всего носит форму отчетности. Назовем основные формы контроля, на которые руководитель ориентируется в своей деятельности:

  1. отчетность перед вышестоящими организациями по исполнению планов работы в установленные сроки;
  2. отчетность по исполнению отдельных межведомственных программ перед вышестоящими организациями;
  3. отчетность по исполнению законодательства;
  4. отчетность по исполнению протокольных решений вышестоящих организаций и комиссий.

В сфере молодежной политики отчетность по выполнению плана работы перед вышестоящими организациями осуществляется, как правило, ежеквартально. Представляются финансовые и информационные отчеты, из которых становится понятно, что организация выполняет свои задачи.

Своевременное исполнение планов работы и решений вышестоящей организаций является показателем состоятельности руководителя, его персональной оценкой, поэтому руководители ответственно относятся к своевременности выполнения поручений. Иногда стремление представить своевременный отчет об исполнении работы может привести к формализму. В таком случае при представлении отчета работа может быть выполнена формально или не выполнена вовсе. Такие явления, к сожалению, присутствуют в практике деятельности руководителей.

Помимо отчетности перед вышестоящими организациями по исполнению планов и решений, существует контроль, который осуществляется органами законодательной власти. Так, в Свердловской области сложилась практика регулярной отчетности органов исполнителей власти по делам молодежи перед законодательным собранием по исполнению областного закона от 29 октября 2013 г. № 113-ОЗ «О реализации молодежной политики на территории Свердловской области».

Позитивность такой формы отчетности заключается в том, что представляется аналитическая информация не по отдельным мероприятиям в сфере молодежной политики, а по принципиальным задачам, которые должны быть решены в сфере работы с молодежью в области в соответствии с законом. Это позволяет проводить мониторинг развития молодежной политики в области, давать оценку деятельности органа исполнительной власти, проводить необходимые корректировки законодательства в сфере молодежной политики.

Еще одна важная форма контроля, которая носит внешний по отношению к организации характер, — проверка (например, проверка прокуратурой Свердловской области исполнения законодательства). При этом проверяется исполнение и законодательства субъекта РФ, и федеральных законов. Такая практика касается проверки норм, наиболее актуально и остро стоящих перед регионом. Например, не утрачивает своей актуальности федеральный закон от 24 июня 1999 г. № 120-ФЗ «Об основах системы профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних».

Закон определяет полномочия органов и учреждений молодежной политики в сфере профилактики безнадзорности правонарушений несовершеннолетних. В связи с тем, что уровень правонарушений среди несовершеннолетних и молодежи является серьезной социальной проблемой, органы прокуратуры Свердловской области, регулярно проверяют исполнение норм закона в части функций органов и учреждений органов по делам молодежи. Руководители обязаны представить исчерпывающую информацию по исполнению закона. Такие проверки носят не формальный, а принципиальный характер.

В ходе проверок проводится анализ внутренних документов организации по исполнению закона, анализ принимаемых мер, своевременность и результативность принимаемых решений. Если руководителем не были приняты меры, не проведены мероприятия или их объем недостаточен, то прокуратура делает выводы о компетентности и исполнительности руководителя. Так, в Свердловской области в сфере работы с молодежью имела место практика вынесения выговоров государственным гражданским служащим за неудовлетворительное исполнение этого закона. При этом, как известно, достаточно двух выговоров, для того чтобы уволить госслужащего с работы. Таким образом, руководителя мотивируют на серьезное отношение к исполнению норм законодательства.

Еще одна форма работы, которая занимает существенное место в мотивации руководителя на исполнение решений вышестоящих организаций,— это исполнение протокольных поручений руководителей, комиссий областного или муниципального уровня. Известно, что не все актуальные решения можно оперативно прописать в законодательстве. Кроме того, в организации работы органа или учреждения постоянны практики исполнения конкретных мероприятий, принятия мер, по которым требуются быстрые решения и действия. В этом случае в качестве распорядительных документов выступают протокольные решения областных или муниципальных комиссий, закрепленные по срокам и ответственным.

К исполнению решения таких комиссий руководители органов и учреждений относятся с большим вниманием. Исполнение поручений комиссий руководители контролируют так же, как исполнение других поручений. Комиссии, как правило, включают представителей вышестоящих организаций или внешних экспертов. Статус комиссий достаточно высок. Например, один из важнейших вопросов в молодежной политике Свердловской области был решен благодаря поручениям комиссии, которую возглавлял заместитель председателя Правительства Свердловской области В. А. Власов.

Поручение касалось разработки нормативов финансирования учреждений органов по делам молодежи. Для исполнительного органа это поручение было непростым, но протокольное поручение заместителя председателя Правительства Свердловской области о разработке нормативов финансирования учреждений молодежной политики обязывало специалистов органов исполнительной власти сесть за стол переговоров и найти решение по указанному поручению. В случае неисполнения поручения руководителю ведомства (в рассматриваемом случае это было Министерство финансов Свердловской области) было бы определено взыскание за это.

В целях регулирования всех видов контроля и своевременного исполнения поручений в организациях возникла и прочно утвердилась исполнительская дисциплина, которая является важным организующим механизмом. Как правило, руководитель обязательно контролирует вопросы исполнительской дисциплины. Если выявляется информация о неисполнении какогото пункта исполнительского плана, срочно предпринимаются меры для ликвидации проблемы неисполнения.

Рассмотрим такой организационный инструмент деятельности руководителя, как формирование и исполнение поручений. Деятельность организации направлена на исполнение решений, планов, поручений, норм законодательства. Каждый из этих видов задания должен быть оформлен, как поручение. Действительно, существуют государственные программы, нормативные правовые акты, протоколы различных комиссий, планы и программы. Все эти виды документов существуют в определенных архивах, информационных системах, системах делопроизводства. Сами по себе программы или законы не являются поручениями. Эти документы содержат нормы деятельности и рекомендации. Для того чтобы норма документа стала поручением, ее необходимо трансформировать в поручение:

  1. определить формулировку поручения;
  2. определить сроки исполнения поручения;
  3. определить конкретного исполнителя;
  4. дать отчет о выполнении поручения в организацию, которая дала его.

Формулировка поручения может быть определена уже в документе, в этом случае нет необходимости ее корректировать. Например, решением Комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав поручено Департаменту молодежной политики Свердловской области оказать консультационную помощь Артинскому городскому округу в создании учреждения по работе с молодежью. Поручение сформулировано, решением комиссии установлены сроки исполнения. В этом случае руководитель организации (директор департамента) дает аналогичное поручение соответствующему подразделению (управлению, отделу,

специалисту). Как правило, помимо выполнения поручения, ставится задача по подготовке информационного отчета и направления информации о выполнении в организацию, которая дала это поручение, после чего поручение снимается с контроля. Рассмотрим другой пример, когда поручение не сформировано конкретно, а содержится как правовая норма, которую необходимо исполнять. Так, в статье 17 закона Российской Федерации от 24 июня 1999 г. № 120-ФЗ «Об основах системы профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних» предусмотрено органам по делам молодежи и подведомственным учреждениям осуществлять мероприятия по профилактике безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних.

Статья закона носит общий характер. Для того чтобы выполнить эту норму, необходимо преобразовать ее в поручение. Для формирования поручения необходимо понимать, какие действия необходимо осуществить, чтобы положения закона были исполнены. Так, для реализации норм, предусмотренных для органов и учреждений по делам молодежи в части организации мероприятий по профилактике, Департаментом по делам молодежи Свердловской области на разных этапах его существования разрабатывались следующие мероприятия:

  1. специальный проект по работе с несовершеннолетними, входящими в группы риска, «Молодежный сертификат». Проект предусматривает закрепление за несовершеннолетними гражданами персональных воспитателей в целях социальной адаптации и оказания помощи. Реализации проекта предшествовала серьезная работа группы специалистов по разработке проекта, определению механизмов поддержки в муниципалитетах, подготовке конкретных текстовых документов, определяющих алгоритм реализации проекта. Кроме того, были проведены обучающие семинары по запуску проекта в муниципальных образованиях. Таким образом, только один пункт закона вызвал необходимость для формирования целой группы поручений;
  2. обучающие семинары для специалистов учреждений органов по делам молодежи по обсуждению программ профилактики правонарушений, обмену опытом работы с несовершеннолетними;
  3. проект «Антициклон», которым предусматривалось обучение специалистов проектированию по вопросам разработки и реализации профилактических программ. В результате реализации проекта было подготовлено более 200 профилактических программ и проектов, реализованных в муниципальных образованиях в Свердловской области.

Даже не полный перечень мероприятий позволяет увидеть, что норма закона может быть реализована в различных формах: программах, проектах, семинарах, мониторингах реализации профилактических мер, акциях и т. д. В связи с этим при формировании поручения по реализации закона руководителю надо организовать работу по выработке предложений от исполнителей, которые позволят определить программы и мероприятия по реализации правовой нормы. Для реализации мероприятий по исполнению закона может возникнуть необходимость финансового обеспечения, что потребует от руководителя подготовки новых поручений специалистам в этом аспекте деятельности организации. Таким образом, одно поручение по исполнению правовой нормы трансформируется в серию поручений исполнителям по разработке мероприятий, их реализации и финансированию.

Квалификация руководителя определяется его способностью правильно формировать поручения исполнителям. Поручения являются двигателем выполнения решений. От правильной постановки и формулировки поручений зависит успешность функционирования всей организации.

Нужно отличать поручения от планов работы. Планы — это сформированные по срокам и определенные по содержанию и финансовому обеспечению мероприятия. Поручения — это сформированные вышестоящим органом или руководителем задачи деятельности, которые могут быть переложены в плановые мероприятия, а также могут потребовать срочной реализации. Поручения нередко связаны с необходимостью запустить новый процесс, не учтенный в планах мероприятий. Поручения являются способом постоянного регулирования управления организацией. Порядок передачи поручений представлен на рис. 1.

Формирование поручения для выполнения поручения

Рис. 1. Формирование поручения для выполнения поручения

Передача поручений осуществляется от вышестоящего органа к нижестоящему. Как правило, основной структурной единицей организации является отдел. Именно начальнику отдела ставится задача о необходимости подготовить предложения по реализации вышестоящего поручения. Начальник отдела организует работу специалистов по выполнению поручения. В отделе проводится совещание по выработке предложений по реализации поручения, формируются задачи для каждого специалиста, обсуждаются финансовые возможности. Если в результате обсуждения формируются задачи по необходимости дополнительного финансового обеспечения поручения, готовятся соответствующие предложения руководителю. Таким образом, совместными усилиями формируется программа мероприятий по исполнению поручения вышестоящего руководителя.

Поручения часто вносят изменения в долгосрочные планы работы. Например, если для реализации поручения необходимо разработать и реализовать какой-то крупный проект, а сразу сделать это не представляется возможным, разрабатывается мероприятие для включения в план работы следующего года. В ходе исполнения федерального закона от 24 июня 1999 г. № 120-ФЗ «Об основах системы профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних» орган управления молодежной политикой разрабатывал проект «Молодежный сертификат», для чего было необходимо предусмотреть финансирование проекта на следующий финансовый год. Необходимо также подготовить нормативное обоснование проекта, технологическое и методическое сопровождение. Все эти этапы работы осуществлялись последовательно.

Руководитель заинтересован в мониторинге исполнения поставленных задач. Для этого проводятся оперативные совещания, выявляются проблемы, возникающие при реализации поручения. Это необходимо, т. к. при выполнении поручения могут возникнуть серьезные сложности, которые требуют оперативного регулирования и формирования новых уточненных поручений.

Руководитель должен понимать необходимость разработки серьезных и результативных проектов, направленных на решение актуальных проблем. Реализация именно таких проектов позволяет давать оценку руководителю как эффективному менеджеру. Напротив, если руководитель не понимает значимость разработки новых методов и форм работы, он не сможет получить высокую оценку работающих с ним специалистов и в конечном счете руководства.

Полученное поручение должно быть исполнено. Для чего необходимо заниматься мотивацией сотрудников. Любой руководитель заинтересован в специалистах, которые обладают достаточными компетенциями, чтобы решать поставленные задачи. Нерешенность вопроса потребует собственного участия руководителя и привлечения дополнительных ресурсов для исполнения задания.

Мотивация специалистов связана с собственной активностью руководителя, его заинтересованностью в решении поставленной задачи. Именно отношение руководителя к своим обязанностям определяет порядок организации работы по выполнению задания. Отношение руководителя может проявляться в готовности самому решить поставленную задачу, найти оптимальные варианты ее решения. Например, в практике работы органов управления молодежной политикой нередко руководители сами возглавляли рабочие группы, занимающиеся разработкой сложных стратегических вопросов.

Заместитель министра физической культуры, спорта и молодежной политики Свердловской области Е. В. Сильчук использовал практику группового обсуждения разрабатываемого актуального вопроса или нормативного правового акта. В результате обсуждения и обмена мнениями, учитывая различные точки зрения на рассматриваемый вопрос, руководитель сам вырабатывал итоговое решение. Такая практика работы вызывала уважение у специалистов, а также мотивировала исполнителей. Если в результате групповой работы для каждого была сформулировала задача, выполнение этой задачи являлось безусловным.

Формальное отношение руководителя к передаче поручений не дает такой серьезной мотивации специалистов и, что не менее важно, не создает атмосферу группового творчества, которая представляет серьезную этическую ценность для людей.

Мотивирующее действие руководителя может заключаться в создании системы контроля исполнительской дисциплины в организации. Руководитель обеспечивает применение определенной формы контроля за исполнением поручения. Это может быть четко регламентированная система, в которой каждое поручение фиксируется в специальной форме и в еженедельном режиме ведется учет по всем поставленным поручениям. Рассмотрим возможные формы контроля поручения:

Номер поручения Кто дал поручение Формулировка поручения Срок исполнения Кому передано на исполнение Информация о выполнении поручения и снятии его с контроля
№ 123
от 17.05.2019
ОКДН и ЗП Принять участие
в выездной
проверке
муниципальных
образований
Восточного
управленческого
округа по вопросу
реализации
операции
«Подросток»
25.05.2019 Петровой О. И. 24.05.2019
направлена
информация
o результатах
проверки
в ОКДН и ЗП

Контроль исполнительской дисциплины является серьезным мотивирующим инструментом. Такой контроль должен проводиться регулярно. В этом случае специалисты привыкают к необходимости обязательного выполнения поручения. Наибольший результат дает контроль исполнительской дисциплины, проводимый внутри отдела. Если при выполнении поручения возникают сложности, мобилизуются дополнительные ресурсы, привлекаются другие специалисты, чтобы обеспечить выполнение поручения в срок.

Позиция руководителя по отношению к проведению контроля за исполнительской дисциплиной является решающим фактором. За неисполнение поручения могут следовать наказания, в т. ч. лишение специалиста или начальника отдела премиальных выплат. Если не исполнено поручение более серьезного уровня, (например, поручение председателя Правительства Свердловской области), то это может привести к наказанию в виде замечания или выговора.

Руководитель курирует самостоятельно вопрос подбора кадров либо делегирует его руководителям подразделений при собственном активном участии. Хороший специалист способен существенно помочь руководителю в решении вопросов организации. Его уровень подготовки, опыт в решении вопросов, креативные и организационные навыки являются важным приобретением для каждого руководителя. Существующая сегодня повсеместно практика конкурсного отбора позволяет выбрать специалиста требуемой квалификации и принять его на работу с испытательным сроком.

Мотивирующая роль руководителя заключается в контроле над разработкой документов, касающихся организации деятельности, например:

  1. положения о заработной плате;
  2. штатных расписаний, должностных инструкций;
  3. положений и порядка аттестации специалистов, иных форм контроля квалификации специалистов (рис. 2).

Функции руководителя при формировании мотивации специалистов

Рис. 2. Функции руководителя при формировании мотивации специалистов

Руководитель играет ведущую роль в создании атмосферы творчества в коллективе. Понимание необходимости создания условий для творчества приводит к тому, что руководитель сам поощряет создание рабочих групп, творческих коллективов по решению задач деятельности. Такие малые организационные формы являются наиболее продуктивным способом формирования креативного пространства, стимулирующего на выработку интересных идей и предложений.

Продуктивность работы в малых группах определяется тем, что именно в такой форме работы у специалиста появляется мотивация проявить свои творческие способности, тем самым ускорить решение поставленной задачи. Групповой (точнее — командный) способ организации работы рассчитан на максимально эффективное использование возможностей работников, повышение продуктивности совместной деятельности и в конечном счете конкурентоспособности компании (фирмы). Кроме того, любая деятельность человека имманентно содержит стремление к самореализации и самоутверждению.

Напомним, самоутверждение — это стремление человека получить положительную оценку окружающих, а самореализация — стремление максимально проявить свой потенциал и использовать собственные ресурсы. Таким образом, именно малые группы создают условия для проявления творчества и активной мыслительной деятельности, что и обеспечивает результативность работы в малых группах.

Использование такого инструмента, как творческие коллективы, требует от руководителя определенной культуры, понимания значения этих форм работы, умения соблюдать определенные требования, обеспечивающие эффективность работы малых групп. Разумеется, авторитаризм здесь неприемлем. Руководитель должен уметь работать в режиме сбора инициатив, поощрения интересных идей, обобщения их, постановки вопросов. Если руководитель не в полной мере владеет методами и культурой организации коллективной творческой деятельности, он может передать полномочия по регулированию специалистам, владеющим указанными приемами и методами организации групповой работы.

В настоящее время есть необходимость говорить об использовании групповых форм в организации работы: во-первых, потому, что они позволяют продвигать организацию к решению новых и сложных задач; во-вторых, молодежная политика не мыслима без использования подобных форм креативной работы; в-третьих, именно, такие формы деятельности оставляют позитивный след в творческой биографии специалистов. Практика групповой творческой работы сегодня наработала разнообразные формы этой деятельности.

Широко применяются деловые и организационно-деятельностные игры, например brain-rink. Это эффективная форма развития и продвижения организации. В ходе такой игры прорабатываются в креативной форме основные проблемы и противоречия организации. Делается это с использованием специальных аналитических приемов. Такие формы работы применялись в деятельности организаций, руководители которых понимали значение продвижения и развития организации в групповом творчестве.

Вместе с тем в организации могут использоваться малые креативные формы, рабочие группы, временные творческие коллективы. Главное, чтобы руководитель понимал их значение и правильно использовал в организации рабочего процесса.

В организационном обеспечении деятельности руководителя используются внутренняя документация и делопроизводство. Кроме нормативных актов, принимаемых внешними по отношению к организации вышестоящими инстанциями, любой руководитель в своей деятельности руководствуется и внутренними нормативными документами организации. К ним можно отнести: устав организации, штатное расписание, должностные инструкции, приказы.

Устав организации — нормативный правовой акт, в котором закреплены основные характеристики учреждения. В документе определяются название учреждения, его тип, нормативные основания создания учреждения, цели задачи деятельности, структура.

Устав — основополагающий документ организации. Организация не может осуществлять деятельность, не соответствующую уставу. В некоторых случаях правоустанавливающим документом организации выступает положение. Например, в настоящее время Министерство образования и молодежной политики Свердловской области действует на основе положения о таком органе регионального управления, утвержденного постановлением Правительства Свердловской области1.

Руководитель организации осуществляет полномочия в соответствии с уставом или положением об организации. В развитии организации могут происходить изменения, нередко возникает необходимость реорганизации. В этом случае в уставные документы обязательно вносятся изменения и дополнения. Руководитель осуществляет деятельность по управлению организацией с учетом новых изменений.

В уставе организации или в положении о ней определяется структура, в т. ч. перечень основных структурных подразделений с указанием контактов и адреса.

Существенным фактором, регламентирующим деятельность руководителя, является роль учредителя. Если речь идет о государственной или муниципальной бюджетной (автономной) организации, необходимо понимать, что такую организацию создает учредитель. Последний нанимает руководителя учреждения на работу в целях выполнения задач организации. Учредитель несет ответственность за создание, финансирование, контроль деятельности организации, реорганизацию и ликвидацию в случае необходимости.

В роли учредителя бюджетной организации, как правило, выступают государственные или муниципальные органы исполнительной власти. Таким образом, становится понятно, что деятельность руководителя учреждения находится под контролем учредителя. При необходимости учредитель может поставить вопрос о замене руководителя.

Организация кадровой работы для руководителя является ключевой задачей. В связи с этим уделяется большое значение тем нормативным актам и организационным документам, которые регулируют кадровую политику, формируют структуру кадровой работы, определяют мотивационные механизмы деятельности специалистов.

Руководитель отвечает за выполнение задач, предусмотренных уставом, штатное расписание определяет общее число работников организации, которое обеспечивает выполнение задач и целей организации. В штатном расписании содержится наименование должностей, структура и соподчиненность специалистов.

Руководитель вправе внести изменения в штатное расписание, например, увеличить число специалистов в одном отделе и уменьшить в другом, также он вправе внести изменения в структуру штатного расписания. Например, в его компетенции — сформировать в рамках штатного расписания дополнительную структуру. Все существенные изменения в штатном расписании руководитель может вносить, сделав соответствующие обоснования и согласовав эти изменения с учредителем.

В случае необходимости и по согласованию с учредителем руководитель может увеличить число специалистов в сравнении с предусмотренными в штатном расписании. Например, в практике деятельности государственного автономного учреждения Свердловской области «Дом молодежи» возникала ситуация, связанная с необходимостью создания в структуре учреждения волонтерского центра. Необходимость выполнения этой задачи определялась проходившим в Екатеринбурге в 2018 г. Чемпионатом мира по футболу. Создание в учреждении новой структуры потребовало внесения изменений в штатное расписание организации и выделения дополнительных финансовых ресурсов. В результате структура была создана и выполнила свои задачи, обеспечив мероприятия по проведению мундиаля в 2018 г.

При формировании штатного расписания организации руководитель опирается на нормативно-правовые документы, регламентирующие оплату труда специалистов конкретной отрасли. В Российской Федерации основания для оплаты труда специалистов определяются комплексом нормативных актов, которые необходимо учитывать при формировании штатного расписания и системы оплаты труда. Например, в сфере работы с молодежью такими основополагающими документами являются:

  1. приказ Минздравсоцразвития РФ от 28.11.2008 № 678 «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих», раздел «Квалификационные характеристики должностей работников учреждений органов по делам молодежи», которым утверждены наименования должностей (специалист по работе с молодежью и специалист по социальной работе с молодежью) и квалификационные характеристики специалистов молодежной политики;
  2. профстандарт специалиста по работе с молодежью, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 12.02. 2020 г. № 59-н.

В вопросе формирования штатного расписания руководитель взаимодействует с главным бухгалтером организации и специалистом по кадрам. Именно руководитель определяет критерии, по которым идет отбор специалистов. Кроме того, принимая работника, руководитель определяет конкретную должность и соответствующую ей оплату труда. Специалист понимает, на какие условия он трудоустраивается, и принимает эти условия.

Руководитель задает основные параметры тех функций, которые должен выполнять принимаемый работник. Основные характеристики должны быть прописаны в должностных инструкциях каждого специалиста, которые подписываются работником и утверждаются руководителем. Большая сложность при формировании должностной инструкции специалиста заключается в невозможности предусмотреть все функции, которые должен выполнять работник. Задачи учреждения постоянно меняются, возникают новые направления деятельности. В этом случае руководитель вправе внести изменения в должностные инструкции работника, которые всегда вторичны по отношению к задачам деятельности предприятия или организации.

Нередко конфликт возникает в ситуации, когда фактическая деятельность работника начинает противоречить положениям должностной инструкции. В этом случае требуется внесение изменения в должностные инструкции при этом необходимо согласовать эти изменения с работником.

В организации работы руководителя большое внимание уделяется подготовке и передаче поручений специалистам. Важнейшим документом, который переводит поручение в статус обязательного для исполнения, является приказ. Приказ является универсальной формой оформления поручения руководителя, которая позволяет утверждать любые внутренние организационные документы. Отметим, что утвержденные приказом документы имеют высокий статус и являются обязательными для исполнения. Утвержденный приказ может содержать сроки и ответственных за исполнение мероприятий. С приказом должны быть ознакомлены все исполнители. Приказом можно дать поручения значительному числу работников организации. В приказе устанавливается контроль исполнения всех пунктов приказа. Как правило, контроль осуществляет руководитель организации; кроме того, контроль может быть возложен на заместителя руководителя.

За неисполнение приказа на работника могут быть наложены взыскания, поэтому к исполнению приказа специалисты и руководители относятся ответственно. Если у руководителя есть необходимость запустить какое-либо мероприятие, направление или конкретную форму деятельности, то наиболее просто и результативно это делается с помощью подготовки приказа. Приказом утверждаются и ключевые программные документы деятельности.

Приказы имеют большое значение при проверке деятельности организации и конкретного руководителя. Отсутствие необходимых приказов рассматривается как нарушение; принятие приказов и отсутствие должного контроля исполнения также недопустимо.

Деятельность организации обеспечивается системой делопроизводства и документооборота. Это неотъемлемые организационные механизмы деятельности учреждения, от четкости функционирования которых зависит успешность работы.

Систему документооборота составляет учет всех входящих документов, распределение их по исполнителям, контроль исполнения документов, своевременность исполнения, хранение и систематизация документов в архиве. Сбой в любом элементе системы документооборота может грозить организации отрицательными последствиями. В практике работы органов управления по работе с молодежью периодически возникали ситуации, связанные с несоблюдением правил документооборота. В основном они были связаны с несвоевременностью передачи полученных документов и нарушении срока исполнения поручений.

В настоящее время система документооборота в органах управления молодежной политики обеспечивается электронными ресурсами, среди них основной программой является система электронного документооборота (СЭД). Система значительно повышает качество документооборота, т. к. учитывает все входящие и исходящие документы, устанавливает сроки исполнения, указывает на ситуации с нарушением сроков исполнения. В системе взаимодействия органов исполнительной власти Свердловской области в систему электронного документооборота включены все органы исполнительной власти, в т. ч. муниципальных образований, все работники этих ведомств. СЭД существенно ускоряет время передачи документов, т. к. функционирует с помощью электронных ресурсов, что значительно ускоряет вопросы передачи и согласования документов. Если система электронного документооборота отсутствует, обязанности по контролю, регистрации входящих и исходящих документов, направлению их работникам на исполнение возлагается на специалиста по делопроизводству.

Завершая рассмотрение вопроса организационного обеспечения деятельности руководителя в сфере молодежной политики необходимо еще раз подчеркнуть, что успешная деятельность руководителя требует овладения соответствующими компетенциями. Среди них можно выделить не только знание предмета и технологий работы организации, но и серьезный объем знаний, связанных с решением организационных вопросов, нормативных актов, организации исполнительской дисциплины в учреждении. Освоение этих организационных норм позволит руководителю соответствовать требованиям, предъявляемым в современных условиях к руководителю организации, работающей с молодежью.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *