Технологии реализации управленческого решения
1. Информационное обеспечение управленческих решений
Для принятия эффективного, рационального управленческого решения важное значение имеет его информационное обеспечение, т. е. качество, достоверность, обоснованность информации, которой владеет лицо, принимающее решение, и исходя из которой он и будет принимать управленческое решение.
Информация – сведения об окружающей среде и процессах, которые протекают в ней, независимо от формы их представления, восприятия человеком или специальным устройством; объект хранения, обработки и передачи.
Управленческая информация – совокупность сведений о внутреннем и внешнем состоянии управляемой системы (объекта управления), которые используются для оценки ситуации и принятия управленческого решения.
Информационное обеспечение управления – симбиоз информационных ресурсов, средств, методов и технологий, которые способствуют эффективному течению процесса управления, в том числе и принятию управленческих решений.
Информационные параметры принятия управленческого решения представлены в таблице 1.
Таблица 1. Параметры информации по принятию управленческого решения
| Характеристика информации | Шкала возможных параметров для характеристики |
| 1. Объем | Информационная избыточность Субминимальный уровень
Недостаточность информации (информационный голод) |
| 2. Ценность | Нулевая Средняя Высокая
Сверхвысокая |
| 3. Вероятность | Абсолютная (100 %)
Доверительная (80 %) Негативная (менее 80 %) |
| 4. Насыщенность | Высокая (80 – 100 %)
Нормативная (50 – 80 %) Низкая (менее 50 %) |
| 5. Открытость | Секретная информация
Конфиденциальная информация Публичная информация |
В табл. 1 приведены пять основных характеристик информации и шкала из нескольких значений параметров для каждой характеристики, начиная от максимального значения и до минимального.
Информация может рассматриваться с точки зрения различных аспектов.
- Семантический аспект: характеристика информации с точки зрения ее смысла, содержания. Если информация для принятия управленческого решения не имеет смысла, нельзя говорить о принятии какого-либо решения.
- Аксиологический аспект: ценность информации для ЛПР. В настоящее время очень распространено такое явление, как промышленный шпионаж, нацеленный на похищение у конкурентов ценной информации, пригодной для принятия управленческого решения.
- Семиотический аспект: устанавливает отношение между знаком и его обозначением (субъективная смысловая интерпретация знака). Любая информация представляется в виде знаковой системы.
- Коммуникативный аспект: коммуникация – форма деятельности людей, которая проявляется в обмене информацией, во взаимовлиянии, взаимопереживании и взаимопонимании партнеров.
- Гносеологический аспект: гносеология – это раздел философии, связанный с теорией познания или теорией отражения действительности в сознании человека.
- Казуальный аспект: казуальность – учение о случайности; теория о том, что в мире господствует случайность, не поддающаяся обобщению.
Выделяют также количественный, физический и другие аспекты. Рассмотрим различные технологии организации процесса обработки информации:
- технологии коммуникации на основе компьютерных сетей;
- технологии обработки информации на основе персональных компьютеров и специализированных рабочих мест;
- электронные технологии, которые не используют бумажные носители в своем документообороте;
- инновационные технологии принятия решений на основе средств искусственного интеллекта: баз знаний (база данных, содержащая правила вывода и информацию о человеческом опыте и знаниях в некоторой предметной области), экспертных систем (компьютерная система, способная частично заменить специалиста-эксперта в разрешении проблемной ситуации) [Там же].
Далее выясним, какие общие функции можно выполнять с помощью информационных технологий принятия управленческого решения:
- обработка документов, их верификация, иными словами, проверка и оформление. Это многоэтапный процесс, задача которого заключается в сравнении получившегося после сканирования и распознавания документа с начальным вариантом, в поиске возможных ошибок в документах. Верификация данных позволяет специалисту выявить, насколько точно и грамотно была проанализирована страница, проверить неуверенно распознанные при сканировании символы;
- сохранение документов в локальной сети предприятия;
- дистанционная работа с документами, сквозной доступ к документам без их дублирования на бумаге;
- общение на рабочих местах, не покидая их;
- электронная почта;
- обработка персональных данных;
- составление, воспроизведение и полиграфическое тиражирование документов;
- объединение электронной и вербальной (передача сообщений при помощи слов как в устной, так и в письменной форме) коммуникаций;
- обмен информацией между базами данных (последняя определяется как представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов, систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины (ЭВМ));
- введение данных в формы;
- ведение баз персональных данных;
- генерация отчетов с обработкой данных;
- управление ресурсами;
- контроль выполнения;
- управление личным временем;
- контроль корреспонденции;
- поддержка технического и профессионального инструктажа служащих;
- передача данных;
- обеспечение наглядности представления материала;
- обеспечение стилистического качества документов;
- моделирование решений и имитация их принятия; информационная поддержка принятия решений;
- автоматизированное обучение;
- поддержка службы консультаций;
- создание адаптированных автоматизированных рабочих мест (АРМ);
- обмен локальной и персонифицированной информацией;
- поддержка службы видеотекста;
- обмен программными средствами и их интеграция;
- перенесение документов с одного носителя на другой;
- проведение телефонных совещаний, видеоконференций.
Таким образом, применение различных общих функций информационных технологий принятия управленческого решения не только значительно облегчает принятие управленческих решений, но также повышает качество конечного результата.
2. Требования к оформлению решений
Каким же образом лицо, принимающее решения, должно их оформлять, чтобы результат был доступен для других сотрудников? Существует несколько доступных способов. Управленческие решения могут быть оформлены:
- письменно в качестве документов;
- на электронных носителях (USB-носителях, оптических дисках);
- а также переданы вербальным путем при помощи слов.
Управленческая документация должна обладать рядом признаков, по которым ее унифицируют, стандартизируют, что облегчает ее восприятие. Перечислим эти признаки.
Первый признак – уровень иерархии нормативно-методического обеспечения, определяющий, где создан документ, иллюстрирующий принятое решение:
- международное сообщество; страна;
- регион; город; организация.
Следующий признак – правовой статус документа:
- обязательные для выполнения (законы, стандарты, указы, постановления, положения, программы, планы, формальные распоряжения);
- рекомендательные (инструкции, методики, рекомендации и т. п.).
По содержанию управленческая документация распределяется на три группы:
- технические документы (инвестиционные проекты, конструкторско-технологическая документация, методики и т. п.);
- экономические документы (технико-экономические обоснования, финансовые, бухгалтерские, налоговые документы, бизнес-планы и т. п.);
- организационные документы (организационные проекты, уставы, схема организационной структуры, протоколы, инструкции и т. п.).
Немаловажно выделить основные атрибуты управленческих документов:
- цель разработки документа;
- основание для разработки;
- место цели: задачи, функции, подсистемы менеджмента и т. д.;
- ссылки на научные подходы и принципы, которых следует придерживаться при принятии решения;
- потребителей информации;
- нормы и правила использования;
- возможный круг исполнителей;
- требования к качеству работ, экономии ресурсов, срокам, источникам информации, санкции.
Перечисленные атрибуты позволяют задать структуру управленческого документа и могут служить своего рода шпаргалкой для новичков.
Критерии, по которым можно определить качество составленного управленческого документа, следующие:
- комплексность: рассмотрение всех вопросов (технических, экологических, эргономических, экономических, правовых, организационных и др.), их взаимосвязь, целенаправленность;
- степень соответствия документа международным требованиям;
- степень гармонизации, интегрированности в мировые системы;
- количество использованных при разработке документа научных подходов (системный, маркетинговый подходы и т. д.);
- количество использованных при разработке современных методов (функционально-стоимостной анализ, моделирование, прогнозирование, оптимизация и т. п.);
- экономическая обоснованность управленческих решений;
- повторяемость документа, его перспективность, масштаб использования;
- степень апробации в научных кругах, органах управления, на практике;
- органы, которые подготовили и утвердили документ;
- степень соблюдения стандартов оформления документа, однозначность понятий, четкость и лаконичность изложения, наглядность.
При соблюдении большинства этих критериев документ, иллюстрирующий принятое управленческое решение, составлен грамотно.
3. Ответственность и ошибки реализации решения
Кто по долгу службы должен отвечать за ошибки реализации управленческих решений? Естественно, тот, кто облечен властью, в чей круг обязанностей входит принятие управленческих решений, кто несет за это персональную или коллективную ответственность.
Власть – это право, возможность и/или способность распоряжаться и влиять на деятельность, поведение как людей, так и институциональных систем менеджмента организации в целом.
Обязанность – это совокупность возложенных на кого-либо действий, обязательных для выполнения (служебные, общественные и общие).
Ответственность – это необходимость отвечать перед кем-либо (вышестоящим начальником) за свои действия, поступки (социальная, экономическая, политическая, юридическая, экологическая, этическая, профессиональная, административная, материальная, дисциплинарная ответственность).
Человек, облеченный властью в организации, т. е. руководитель, может оказывать в организации управленческое влияние:
- на менеджеров (ценности, затраты, ответственность);
- подчиненных (идеология, интересы и мотивации, границы влияния, слабость);
- ситуацию (конфликты, экономические условия).
Основные ошибки руководителей при принятии управленческих решений собраны в табл. 2. Объективные ошибки возникают в объективной ситуации, субъективные ошибки больше зависят от субъективного мнения руководителя.
Таблица 2. Ошибки руководителей при принятии решений
| Субъективные ошибки | Объективные ошибки |
| 1. Привычка принимать решение по выбранному шаблону («Мы всегда так делали») | 1. Перенасыщенность решений, которые принимаются, но из-за переизбытка не всегда выполняются |
| 2. Переоценка возможного успеха («Мне обязательно посчастливится») | 2. Новые решения противоречат уже принятым |
| 3. Апелляция к собственному опыту («Мой опыт поможет сделать верный выбор») | 3. При принятии решений устанавливают нереальные сроки выполнения. Все это понимают, однако решение принимается |
| 4. Настроенность на субъективное желание («Я этого очень хочу») | 4. Новые решения дублируют те, что были приняты ранее, но не работают |
| 5. Недооценка риска («Со мной этого не произойдет») | 5. Половинчатые решения, которые принимаются в силу обстоятельств |
| 6. Установка на наиболее приемлемый вариант («Зато все сделаем быстро») | 6. В решениях существует определенная возможность конфликта при их реализации |
| 7. Желание доказать свою правоту («В конце концов я всегда прав») | 7. Решение принимается большинством, хотя верной может быть мысль меньшинства |
| 8. Подгонка информации под свой замысел (вариант) решения («Моя идея должна сработать») | 8. Решение принимается с расчетом на то, что ошибки будут исправлены в процессе его реализации |
| 9. Абстрактный стиль принятия решения («Содержание поняли, а там разберемся») | 9. В связи с недостатком времени игнорируется поэтапная процедура принятия решения |
| 10. Давление неудач («Я уже не один раз обжигался») | 10. Некому собирать информацию, необходимую для принятия решения |
